Proceso de Matrícula – IES American System
Pasos, requisitos y costos según tu situación académica.
Concepto
Proceso formal mediante el cual el postulante admitido adquiere la condición de estudiante del I Periodo Académico.
Ficha técnica
Nombre del proceso | Matrícula Inicial – Ingresantes |
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Tipo de proceso | Misional |
Responsable | Secretaría Académica |
Objetivo | Planificar, ejecutar y evaluar la matrícula de ingresantes garantizando oportunidad, transparencia y trazabilidad. |
Indicadores clave | • Satisfacción del ingresante • Cumplimiento del plazo de 5 días hábiles |
Producto | Registro de matrícula / Constancias |
Destinatarios | Dirección Académica, Programas de Estudio, Unidad de TI, Docentes |
Subprocesos | Publicación de cronograma; Verificación de requisitos; Registro; Entrega de constancia |
Recursos | Talento humano (Secretaría, Dirección, TI); instalaciones (Tesorería, Secretaría); sistemas (SRA-IES, repositorios) |
Requisitos
- ✓Ficha de matrícula completa y firmada
- ✓Carta de compromiso (cumplimiento de reglamentos)
- ✓Copia de DNI
- ✓Certificado de estudios de Educación Básica concluida
- ✓Dos fotos tamaño carné
- ✓Constancia de ingreso
- ✓Recibo de pago
Pagos y costos
Modalidad de pago
• Contado (pago único)
• Crédito (2 cuotas mensuales iguales)
Medios / lugar
• Ventanilla de Tesorería
• Plataforma virtual de pagos (banco afiliado)
• Billetera electrónica (Yape / Plin) – QR oficial
Costo referencial
S/ 100.00
Según TUPA vigente
Procedimiento (timeline)
1) Secretaría Académica
2) Tesorería
3) Estudiante
4) Secretaría Académica
5) Dirección Académica
6) Unidad de TI
Plazo total del procedimiento: 5 días hábiles.
Documentos generados
- ✓Ficha de matrícula (digitalizada)
- ✓Recibo de pago
- ✓Constancia de matrícula al estudiante
- ✓Nómina por programa de estudios
Controles y verificación
- ✓Checklist de requisitos firmado por Técnico de Secretaría
- ✓Validación automática de código de pago en SRA-IES
- ✓Auditoría de vacantes antes del cierre diario
- ✓Copia de seguridad automática cada 24 h
Concepto
Renovación de la condición académica del II al VI Periodo. Requiere haber aprobado al menos el 75 % de créditos del periodo inmediato anterior.
Ficha técnica
Nombre del proceso | Matrícula Regular – Ratificación |
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Tipo de proceso | Misional |
Responsable | Secretaría Académica |
Objetivo | Gestionar la ratificación asegurando cumplimiento de requisitos académicos y administrativos. |
Indicadores clave | • Satisfacción del estudiante regular • Cumplimiento del plazo de 2 días hábiles |
Producto | Nómina de ratificados / Constancias |
Destinatarios | Dirección Académica, Programas de Estudio, Unidad de TI, Docentes |
Subprocesos | Publicación de cronograma; Verificación ≥ 75% créditos; Registro; Entrega de constancia |
Recursos | Talento humano; instalaciones; SRA-IES |
Requisitos
- ✓Carta de compromiso / estado de cuenta
- ✓Notas del periodo anterior
- ✓Copia de DNI
- ✓Recibo de pago
Pagos y costos
Modalidad
• Contado (pago único)
• Crédito (2 cuotas)
Medios
Ventanilla; plataforma virtual; Yape/Plin
Costo
S/ 100.00
Referencial TUPA
Procedimiento (timeline)
1) Secretaría Académica
2) Estudiante
3) Tesorería
4) Secretaría Académica
5) Dirección Académica
6) Unidad de TI
Plazo total referencial: 5 días hábiles.
Documentos generados
- ✓Ficha de matrícula (digitalizada)
- ✓Recibo de pago
- ✓Constancia de matrícula
- ✓Nómina de estudiantes ratificados
Controles y verificación
- ✓Validación automática del porcentaje de créditos
- ✓Checklist firmado por Técnico de Secretaría
- ✓Auditoría de vacantes y secciones
- ✓Backup automático cada 24 h
Concepto
Regulariza la situación de estudiantes que no ratificaron en el cronograma ordinario. Se realiza en periodo extraordinario con recargo.
Ficha técnica
Nombre del proceso | Matrícula Extemporánea |
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Tipo de proceso | Misional |
Responsable | Secretaría Académica |
Objetivo | Tramitar matrícula fuera de plazo aplicando recargo y verificando requisitos académicos. |
Indicadores clave | • Atenciones dentro de 3 días hábiles • Cumplimiento de verificación |
Producto | Nómina extemporánea / Constancias |
Destinatarios | Dirección Académica, Programas de Estudio, Unidad de TI, Docentes |
Subprocesos | Solicitud con sustento; Autorización; Pago con recargo; Registro y constancia |
Recursos | Talento humano; instalaciones; SRA-IES |
Requisitos
- ✓Solicitud de matrícula extemporánea con sustento
- ✓Ficha de matrícula firmada
- ✓Reporte de notas (≥ 75 % créditos del periodo anterior)
- ✓Comprobante de pago: derecho + recargo
Pagos y costos
Modalidad
Contado
Medio
Ventanilla de Tesorería
Costo
S/ 300.00
S/ 100 (derecho) + S/ 200 (recargo)
Procedimiento (timeline)
1) Estudiante
2) Dirección Académica
3) Tesorería
4) Secretaría Académica
5) Unidad de TI
Plazo total del procedimiento: 3 días hábiles.
Documentos generados
- ✓Solicitud extemporánea (digitalizada)
- ✓Ficha de matrícula
- ✓Recibo con recargo
- ✓Constancia de matrícula
- ✓Nómina extemporánea
Controles y verificación
- ✓Visto bueno / resolución de Dirección Académica
- ✓Validación de pago con recargo en SRA-IES
- ✓Registro de incidencias para análisis de causas
- ✓Backup automático cada 24 h
Concepto
Suspensión temporal de la condición académica hasta por cuatro (4) periodos consecutivos, por causal justificada y documentada.
Ficha técnica
Nombre del proceso | Reserva de Matrícula |
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Tipo de proceso | Misional |
Responsable | Secretaría Académica |
Objetivo | Autorizar suspensión temporal y registrar la reserva en SRA-IES con trazabilidad y tiempos de respuesta. |
Indicadores clave | • Tiempo promedio ≤ 2 días hábiles • Nº de reservas aprobadas vs. rechazadas |
Producto | Resolución de reserva |
Destinatarios | Dirección Académica, Unidad de TI, Programas de Estudio, Estudiante |
Subprocesos | Recepción de solicitud; Evaluación y resolución; Pago; Registro y constancia |
Recursos | Talento humano; SRA-IES |
Requisitos
- ✓Solicitud dirigida al Director General
- ✓Justificación con sustento documentario
- ✓Recibo de pago por derecho de reserva
Pagos y costos
Modalidad
Contado
Medio
Ventanilla de Tesorería
Costo
S/ 50.00
Derecho de trámite
Procedimiento (timeline)
1) Estudiante
2) Dirección Académica
3) Tesorería
4) Secretaría Académica
5) Unidad de TI
Plazo total del procedimiento: 2 días hábiles.
Controles y verificación
- ✓Validación de causal y tope ≤ 4 periodos
- ✓Fecha tentativa de reincorporación en SRA-IES
- ✓Expediente digital para auditoría
- ✓Backup automático diario
Nota: Para retomar estudios, iniciar procedimiento de Reincorporación (Tipo 05).
Cronograma
Publicación, pagos y registros según calendario institucional.
Descargas y enlaces
Ayuda y consultas
Secretaría Académica — Horario: Lun–Vie 8:00–13:00 / 15:00–18:00
Correo: secretaria@americansystem.edu.pe • Tel: +51 000 000 000
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